'Alle medewerkers van Dudok Wonen werken thuis, tenzij...'

Interview met manager Support Jet den Boef

Hoe zorg je in deze bizarre Corona tijd voor een prettige werkplek waar collega’s, als ze elkaar af en toe ontmoeten, dat zo fijn en veilig mogelijk kunnen doen? Die vraag staat al maanden centraal in het werk van Jet den Boef. Jet is manager Support bij Dudok Wonen en onder andere verantwoordelijk voor alle facilitaire zaken in het kantoorpand de Melkfabriek. Ze kijkt terug op een bewogen tijd, waarin ze altijd positief is gebleven ondanks de lastige maatregelen die ze heeft moeten doorvoeren. “Ik vond het belangrijk dat de Melkfabriek geen warzone werd met geel-zwarte stickers.”

Voor de troepen uit

De afdeling van Jet is verantwoordelijk voor de binnenkant van de Melkfabriek. Van inrichting en ontvangst tot schoonmaak, catering en BHV. Eind februari krijgt Jet een onrustig gevoel vanwege de beginnende situatie rondom Corona. Ze besluit hiernaar te luisteren en neemt de eerste maatregelen. “Er werd een flinke hoeveelheid handgel besteld, dit bleek al bijna niet meer verkrijgbaar  te zijn, en  COVID-19 posters gemaakt die  op verschillende plekken in het gebouw werden opgehangen.” Op maandagochtend 9 maart vond het eerste Corona-gerelateerde overleg plaats. “Toen besloten we ook te communiceren dat we bij Dudok geen handen meer schudden.”

Binnen twee weken kon iedereen thuiswerken

Vanaf 16 maart gold de landelijke oproep om thuis te werken. Sinds die dag kwam het Corona-kernteam dagelijks bij elkaar, met als doel om grip te houden op wat er speelt in de organisatie en te bepalen welke acties uitgezet moesten worden. “We kregen het voor elkaar om binnen twee weken iedereen thuis te laten werken. Dat vond ik echt knap en daar ben ik heel trots op. We hadden een nauwe samenwerking met ICT, HRM en Communicatie en zorgden dat de collega’s thuis een goede plek hadden om te werken. Denk aan het leveren van bureaustoelen en ICT-middelen, zoals laptops.” Van de ene op de andere dag was de Melkfabriek leeg. “We sloten direct het bedrijfsrestaurant. Best een lastige beslissing, maar er zat ook een mooie kant aan: al het bederfelijke voedsel brachten mijn collega’s naar de dak- en thuislozenopvang.”

Anderhalvemeter-proof kantoor

Via een enquête werden collega’s gevraagd hoe het met ze ging en waarin de organisatie hen kon ondersteunen. De intelligente lockdown was voor Jet ook de periode waarin ze samen met haar team de voorbereidingen trof om de Melkfabriek anderhalvemeter-proof te maken. “Ik vond het belangrijk dit op een creatieve en vriendelijke manier te doen. Dus geen heftige geel-zwarte stickers op de grond, maar vriendelijke kleuren en teksten.” Per ruimte bepaalde ze samen met haar collega Ilona van Hoven (facilitaire coördinator) wat nodig was, om vervolgens vanaf eind mei met haar team aan de slag te gaan. Er kwamen posters met de tekst ‘Hallo collega, fijn dat dat je er weer bent’. Andere aanpassingen waren onder andere bewegwijzering en bestickering door het gebouw, minder zitplaatsen in de algemene ruimten, kuchschermen bij de bureaus en informatiebalies en een coronaproof ‘grab&go’ assortiment in het bedrijfsrestaurant.

Uitnodigend en duidelijk

De sympathieke en bevlogen aanpak van Jet werd erg gewaardeerd en leidde ertoe dat collega’s en bezoekers zich prettig voelden in de Melkfabriek. Haar aanpak kenmerkt zich als duidelijk en uitnodigend. “Ik wilde absoluut geen bureau handhaving worden. Dat is ook niet nodig, als je het op een vriendelijke en positieve manier aanpakt en iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt. Veel collega’s misten elkaar tijdens de lockdown. Dus hoe fijn is het dan dat je, als je weer naar de Melkfabriek kunt komen, het gevoel hebt dat je welkom bent en je kunt kiezen uit de juiste tools om je veilig te voelen. Dat is voor mij steeds het allerbelangrijkste geweest. Prettig werken, zonder dat we vergeten in welke situatie we zitten en dus wel blijven nadenken.”

Zorgen voor een fijne sfeer in het gebouw

Duidelijke communicatie helpt daar ook in, volgens Jet. “Dan voorkom je dat mensen elkaar moeten corrigeren of aanspreken, wat bijdraagt aan een fijne sfeer in het gebouw.” Die sfeer creëerde Jet bijvoorbeeld door op de vloer stickers te plakken met daarop een stoel afgebeeld. Of met een doos tissues op de bureaus in de vorm van een Hema-tompouce, of met intranetberichten waarin een altijd een vrolijke kwinkslag zat. Vanuit die positieve setting houden we elkaar scherp en dragen we gezamenlijk de verantwoordelijkheid.”

Weer thuiswerken

De aanscherping van de landelijke maatregelen is voor Jet geen reden om somber te worden. “Als we nu allemaal ons best doen, dan zien we elkaar weer zo snel mogelijk. Tot die tijd houden we ons als organisatie aan de landelijke richtlijnen en werken de collega’s weer allemaal thuis, tenzij het niet anders kan. Wij zorgen er ondertussen voor dat, als collega’s toch een keer op kantoor moeten zijn om vitale werkprocessen door te laten gaan, ze in een prettige omgeving binnenkomen.”